Quy trình hành chính

Tp Tổng hợp duyệt; 

Chịu trách nhiệm nội dung, và ký nháy vào phần cuối văn bản sau khi hoàn thành việc duyệt văn bản.

Nguyên tắc lấy số cho văn bản: Số đầu tiên 01 được tạo vào ngày 01 tháng 01 của năm, các số tiếp theo được chạy cho tới ngày 31 tháng 12 của năm đó

Phát hành cho các bộ phận liên quan qua đường email hoặc phần mềm workplace.

Người soạn thảo

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản gốc: 01 bản gốc đóng dấu Trường, sau đó scan lưu file, và 01 bản gốc (dùng để nhân bản khi cần thiết)

Văn bản được gửi đến cho PXU cần được kiểm tra và đóng dấu “Đến” cho văn bản.

Nếu văn bản dưới dạng điện tử cần kiểm tra kỹ & xác nhận việc đã tiếp nhận văn bản.

Văn bản được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến

Trường hợp là các Giấy phép, các Quyết định của cơ quan Nhà nước thì không đóng dấu Đến nhưng phải lưu hồ sơ đầy đủ.

Sổ theo dõi văn bản đi/đến

Bộ phận HCQT gửi thông báo cho các bộ phận trong toàn trường để nắm bắt và thống kê nhu cầu cơ sở vật chất trong toàn trường.

Trường hợp có phát sinh mới cơ sở vật chất, Trưởng bộ phận lập tờ trình gửi BGH phê duyệt và chuyển về Phòng Tổng hợp để xử lý (ghi rõ thời gian cần được đáp ứng).

Nếu phát sinh công việc thì bổ sung bằng phụ lục

– Quản lý nhà thầu đảm bảo số lượng, chất lượng vật tư, sản phẩm cung cấp cho công trình.

– Quản lý phương án thi công của nhà thầu để đảm bảo an toàn, đúng kỹ thuật, đúng chất lượng.

– Nghiệm thu theo tiến độ công trình căn cứ trên Hợp đồng đã ký kết.

– Thanh toán đúng tiến độ, đúng hợp đồng & chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu của bộ phận Tài chính kế toán.

Dựa trên số liệu thống kê tiêu hao, lập tờ trình định mức sẽ cấp theo tháng, cấp 01 lần cho nhân viên mới.

Hàng năm tiền hành cập nhật để xin phê duyệt định mức cho năm sau.

Đảm bảo chỉ mua theo định mức & không lãng phí; Không mua nếu bộ phận không có nhu cầu.

VPP được mua theo quá trình mua hàng

Hàng mua về phải nhập vào kho theo dõi sau đó mới cấp phát về các bộ phận.

Biên bản giao nhận

Nhà cung cấp phải thực hiện việc điền và gửi Bảng câu hỏi thẩm định bên thứ ba theo yêu cầu của đơn vị mua sắm. Căn cứ hồ sơ thẩm định đã được hoàn thiện, đơn vị có thẩm quyền thực hiện đánh giá mức độ rủi ro của nhà cung cấp làm cơ sở cho việc quyết định lựa chọn.

Nội dung sàng lọc này được áp dụng bắt buộc đối với các hợp đồng có giá trị từ 100.000.000 đồng trở lên.

Xác nhận tuân thủ bên thứ ba. 12.19-BM/HC/PXU

Lựa chọn được Nhà cung ứng sẽ cung ứng hàng hóa/dịch vụ theo yêu cầu

Và các hồ sơ có liên quan

Thủ tục thanh toán & Quản lý tài sản thực hiện theo Quy trình Tài chính kế toán 10-QT/TC/PXU

Trưởng ban tổ chức xem xét

1. Mục đích tổ chức:
2. Thành phần/đối tượng tham gia: 
3. Thời gian, địa điểm tổ chức:
4. Đề xuất Ban tổ chức
5. Nội dung chương trình (nêu ngắn gọn, tóm tắt ý chính về sự kiện)
6. Dự trù kinh phí tổ chức
7. ….

Lập báo cáo sau khi tổ chức sự kiện gửi cho BGH, các bộ phận/cá nhân có liên quan

Sau khi kết thúc sự kiện, đơn vị chủ trì có trách nhiệm lập báo cáo sau sự kiện (nêu kết quả đạt được, chi phí thực hiện, bài học kinh nghiệm…) và gửi Ban Giám hiệu cùng các bộ phận/cá nhân có liên quan theo quy định, cụ thể:

a) Đối với các sự kiện thuộc diện quản lý hành chính – chuyên môn

(Bao gồm nhưng không giới hạn: hội nghị, hội thảo, lễ ký kết, sự kiện đối ngoại, sự kiện học thuật, sự kiện mang tính hình ảnh, thương hiệu của Nhà trường)

Báo cáo sau sự kiện phải được gửi về Phòng Tổ chức Hành chính (Văn thư) để:

– Lưu trữ hồ sơ quản lý theo quy định;

– Theo dõi, tổng hợp, phục vụ công tác kiểm tra, đánh giá và đảm bảo chất lượng.

(Trường hợp sự kiện có phát sinh chi phí, bản sao báo cáo sau sự kiện được gửi kèm hồ sơ thanh toán cho Bộ phận Kế toán).

b) Đối với các sự kiện chỉ phục vụ thanh toán, không thuộc diện quản lý hành chính – chuyên môn

(Bao gồm các hoạt động nội bộ quy mô nhỏ; mua sắm, sửa chữa phục vụ sự kiện; hoạt động nghiệp vụ đơn lẻ)

Báo cáo sau sự kiện được gửi kèm hồ sơ thanh toán và lưu trữ tại Bộ phận Kế toán theo quy định về tài chính – kế toán

Nội dung báo cáo thể hiện được đầy đủ các đầu việc đã triển khai trong học kỳ, đánh giá công việc về các nội dung: những điểm làm tốt/vượt kế hoạch và những điểm chưa làm được và có đề xuất cho công tác học kỳ sau

Trưởng phòng tổng hợp phê duyệt