Xem tài liệu: Quy trình đảm bảo chất lượng
QUY TRÌNH ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG
| Mã hiệu | 08-QT/TC /PXU |
| Lần ban hành/sửa đổi | 1/2 |
| Ngày hiệu lực | 30/12/2025 |
| Người duyệt | Người xem xét | Người lập |
| TS. Nguyễn Hữu Chúc | TS. Trần Phương Đông | CN. Ngô Lê Thị Thanh Châu |
BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU
| STT | Lần ban hành /sửa đổi | Số quyết định | Ngày hiệu lực | Phê duyệt |
|
|
1/0 | 185/2020/QĐ/PXU | 15/11/2021 | TS. Đàm Quang Minh |
|
|
1/1 | 209/2021/QĐ/PXU | 04/10/2021 | TS. Hồ Thị Hạnh Tiên |
|
|
1/2 | 310/2025/QĐ/PXU | 30/12/2025 | TS. Nguyễn Hữu Chúc |
MỤC ĐÍCH – PHẠM VI ÁP DỤNG
Mục đích: Chuẩn hóa các hoạt động cần thực hiện trong quá trình ban hành/sửa đổi, kiểm soát các tài liệu thuộc Hệ thống Quản trị Trường Đại học PXU.
Quy định các bước tiến hành đánh giá/kiểm soát nội bộ/giám sát nội bộ (gọi chung là đánh giá nội bộ) của Nhà trường nhằm đảm bảo hiệu lực của hệ thống quản lý, phù hợp với tiêu chuẩn quản lý áp dụng và quy định có nguồn gốc ngoài; cải tiến nâng cao hiệu quả của công tác quản lý.
Quy định cách thức tiến hành phân tích nguyên nhân, đề xuất, xem xét, thực hiện, theo dõi và đánh giá các hành động xử lý nhằm loại bỏ các nguyên nhân gây ra sự không phù hợp.
Tiến hành các cuộc họp xem xét định kỳ và đột xuất của lãnh đạo các cấp (Hội đồng Trường, Ban giám hiệu, Viện, Trung tâm…) về vấn đề chất lượng, nhằm đảm bảo sự phù hợp, tính hiệu lực và sự tuân thủ của Hệ thống Chất lượng PXU theo các quy định, chính sách và mục tiêu chất lượng PXU đã công bố, đồng thời để cải tiến liên tục hệ thống chất lượng PXU.
Phạm vi và đối tượng áp dụng: Các hoạt động trong công tác đảm bảo chất tại tất cả các cấp (Nhà trường, đơn vị trực thuộc PXU).
TỪ VIẾT TẮT
| Viết tắt | Dịch nghĩa | Viết tắt | Dịch nghĩa |
| PXU | Trường Đại học Phú Xuân | H/S | Bản cứng/Bản mềm |
| ĐB | Đảm bảo chất lượng | C | Cao |
| CB | Cán bộ | TB | Trung bình |
| BGH | Ban giám hiệu | QA | Chất lượng |
| HT | Hiệu trưởng | NC | Sự không phù hợp |
LƯU ĐỒ
HƯỚNG DẪN CHI TIẾT
| STT | Công việc | Thời gian hoàn thành | Người thực hiện | Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Hoạch định công tác chất lượng năm học | |||
| 1.1 | Lập kế hoạch công tác chất lượng năm học
Kế hoạch bao gồm: xác định những công việc, yêu cầu chất lượng và các tác nghiệp là chuẩn bị cho việc áp dụng hệ chất lượng, bao gồm công tác tổ chức và lập tiến độ, đồng thời có chuẩn bị phương án chất lượng và đề ra những quy định để cải tiến chất lượng. |
Tuần 1 tháng 6 | Bộ phận ĐBCL | 08.01-BM/ĐB/PXU |
| 1.2 | Thiết lập các mục tiêu chất lượng từ mục tiêu tổ chức, phòng ban, cá nhân tuân thủ theo các quy trình hệ thống mà tổ chức đã ban hành/thực hiện. | Tuần 2 tháng 6 | Bộ phận ĐBCL | |
| 1.3 | Lập và phê duyệt Bảng nhận diện và quản lý rủi ro | Đầu năm học | BGH cùng tất cả các bộ phận | 08.02-BM/CL/PXU |
| 1.4 | Phê duyệt kế hoạch chất lượng năm học | Tuần 1 tháng 7 | BGH | |
| 1.5 | Đo lường, theo dõi và phân tích kết quả công tác chất lượng
Theo Hướng dẫn thu thập, phân tích các chỉ tiêu quá trình tại Trường Đại học Phú Xuân |
Theo yêu cầu từng chỉ số cụ thể | Cán bộ được phân công | 08.01-HD/ĐB/PXU |
| 2 | Ban hành, sửa đổi & kiểm soát tài liệu | |||
| 2.1 | Bước 1: Tiếp nhận đề xuất ban hành/sửa đổi tài liệu:
Cán bộ quản lý tài liệu Tiếp nhận và trao đổi với chủ quản tài liệu về đề xuất; Trường hợp không đồng ý điều chỉnh sửa đổi phải có lý do cụ thể. |
Không quá 3 ngày tính từ khi nhận được đề xuất | Chủ quản tài liệu
Cán bộ quản lý tài liệu |
|
| 2.2 | Bước 2: Soạn thảo/sửa đổi tài liệu và lập tình trạng ban hành/sửa đổi | Theo kế hoạch cụ thể | Nhóm soạn thảo | 08.04-BM/ĐB/PXU |
| 2.3 | Bước 3: Lấy ý kiến về dự thảo tài liệu (Gửi tài liệu xin ý kiến và tổng hợp ý kiến) | 03 ngày (Tùy theo số lượng tài liệu, thời gian xem xét có thể dài hơn nhưng không quá 07 ngày làm việc) | ||
| 2.4 | Bước 4: Hoàn thiện tài liệu
Xem xét kế hoạch phổ biến, đào tạo tài liệu Phối hợp xác định kế hoạch phổ biến, đào tạo tài liệu, Lập thủ tục ban hành tài liệu |
03 ngày từ khi nhận được ý kiến | Cán bộ soạn thảo | 08.05-BM/ĐB/PXU
08.05a-BM/ĐB/PXU |
| 2.5 | Bước 5: Xem xét và phê duyệt tài liệu (Theo phân cấp) | 03 ngày | Ban lãnh đạo | 08.05-BM/ĐB/PXU |
| 2.6 | Bước 6: Cập nhật tài liệu lên nơi lưu trữ điện tử (trường hợp phê duyệt bản cứng) | 01 ngày | Chủ quản tài liệu | |
| 2.7 | Bước 7: Phổ biến, đào tạo tài liệu (Chịu trách nhiệm chuyên môn trong việc phổ biến, đào tạo tài liệu); Truyền thông về tài liệu ban hành/sửa đổi; Kiểm soát và theo dõi việc phổ biến, đào tạo tài liệu; Tổ chức lớp đào tạo theo yêu cầu của chủ quản tài liệu hoặc cán bộ quản lý tài liệu) | Theo kế hoạch cụ thể | Chủ quản tài liệu
CB Truyền thông CB ĐBCL |
|
| 2.8 | Rà soát, cải tiến tài liệu: | |||
| – Khi có thông tư, nghị định mới cần cập nhật quy trình để đáp ứng theo luật định.
– Hoặc điều chỉnh quy trình để phù hợp với thực tiễn vận hành. |
– Theo quy định mới của cơ quan chủ quản
– Theo yêu cầu thực tiễn vận hành |
CB ĐBCL
Bộ phận chủ quản tài liệu |
||
| 3 | Kiểm soát và đánh giá nội bộ (Sau đây gọi chung là đánh giá) | |||
| – Định kỳ theo kế hoạch chất lượng Bộ phận ĐBCL Trường lập danh mục tài liệu, hồ sơ được kiểm soát gửi đến các đơn vị. Các đơn vị tiến hành Upload Online hồ sơ phát sinh lên hệ thống Share drive của Tập đoàn để Phòng KT&ĐBCL tiến hành rà soát, theo dõi việc tuân thủ quy trình (riêng các hồ sơ có nhiều trang/phức tạp các đơn vị có thể linh hoạt upload những thông tin quan trọng, có ký xác nhận; hoặc được xem xét bản cứng tại đơn vị).
– Lập dự thảo Báo cáo tổng hợp nhận diện cụ thể các điểm chưa phù hợp (NC) gửi đến các bên liên quan. – Họp xem xét của Lãnh đạo: Trên cơ sở Dự thảo báo cáo tổng hợp, QA Trường tiến hành họp chuyên đề các đơn vị liên quan với Ban Lãnh đạo để xem xét, đánh giá, nhận diện các điểm chưa phù hợp, và phân công khắc phục. Đồng thời điều chỉnh quy trình/biểu mẫu cho phù hợp với thực tiễn. – Theo dõi quá trình khắc phục các điểm chưa phù hợp của hồ sơ ở các đơn vị – Rà soát, cải tiến quy trình sau mỗi đợt đánh giá (nếu có) |
– Cuối mỗi học kỳ
– Có kế hoạch và mốc thời gian chi tiết cho từng đợt kiểm soát, đánh giá – Thời gian tối đa để các đơn vị khắc phục các điểm chưa phù hợp là 30 ngày. |
– P. KT&ĐBCL |
– Các đơn vị
Phiếu hạng mục đánh giá
08.07-BM/ĐB/PXU
Kế hoạch khắc phục phòng ngừa
08.08-BM/ĐB/PXU
Biên bản họp xem xét của Lãnh đạo
08.15-BM/ĐB/PXU
4Kiểm soát, đánh giá của Tập đoàn (nếu có)
– Thực hiện độc lập theo kế hoạch của QA Tập đoàn Theo kế hoạch đánh giá của Tập đoàn
– QA Tập đoàn
– Phòng KT&ĐBCL phối hợp
5Lưu hồ sơSau khi hoàn thành công việc Phòng KT&ĐBCLCác hồ sơ liên quan
- HỒ SƠ
| STT | Tên hồ sơ | Mã biểu mẫu | Người lập | Hình thức lưu | Thời gian lưu | Mức độ quan trọng |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kế hoạch chất lượng năm học | 08.01-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | 10 năm | C |
| 2 | Bảng nhận diện và quản lý rủi ro Hồ sơ xử lý rủi ro đi kèm |
08.02-BM/ĐB/PXU | CBĐB/ Bộ phận | H/S | 10 năm | C |
| 3 | Tình trạng sửa đổi/ban hành tài liệu | 08.04-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | Vĩnh viễn | C |
| 4 | Phiếu yêu cầu ban hành tài liệu | 08.05-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | Vĩnh viễn | C |
| 5 | Danh sách kiểm soát tài liệu | 08.05a-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | Vĩnh viễn | C |
| 6 | Kế hoạch đánh giá nội bộ | 08.06-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | 10 năm | C |
| 7 | Phiếu hạng mục đánh giá nội bộ ghi nhận kết quả đánh giá | 08.07-BM/ĐB/PXU | CBĐB | H/S | 10 năm | C |
| 8 | Kế hoạch khắc phục phòng ngừa | 08.08-BM/ĐB/PXU | CBĐB/ Bộ phận | H/S | 10 năm | C |
| 9 | Hướng dẫn thu thập, đo lường phân tích các chỉ tiêu quá trình | 08.02-HD/ĐB/PXU | CBĐB/ Bộ phận | H/S | 10 năm | C |
| 10 | Kế hoạch khảo sát | 08.09-BM/ĐB/PXU | CBNV | H/S | 10 năm | C |
| 11 | Hồ sơ khảo sát các bên liên quan:
Báo cáo cùng các hồ sơ xử lý khác |
08.10-BM/ĐB/PXU | SV | H/S | 10 năm | C |
| 12 | Biên bản cuộc họp xem xét của lãnh đạo | 08.15-BM/ĐB/PXU | Thư ký | H/S | Vĩnh viễn | C |
| 13 | Phiếu yêu cầu xử lý sự không phù hợp | 08.16-BM/ĐB/PXU | QA | H/S | 10 năm | C |
| 14 | Phiếu khảo sát chất lượng hoạt động hỗ trợ (Dành cho Cán bộ & Giảng viên) | 08.17-BM/ĐB/PXU | QA | H/S | 10 năm | C |
