Xem tài liệu: Quy trình công tác sinh viên

Mã hiệu 04-QT/CTSV/PXU
Lần ban hành/sửa đổi 1/7
Ngày hiệu lực 30/12/2025

 

Người duyệt Người xem xét Người lập
TS. Nguyễn Hữu Chúc TS. Trần Phương Đông TS. Nguyễn Duy Thuận Ngô Lê Thị Thanh Châu

BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI TÀI LIỆU

STT Lần ban hành/sửa đổi Số quyết định  Ngày hiệu lực Phê duyệt
1/0 185/2020/QĐ/PXU 15/11/2020 TS. Đàm Quang Minh
1/1 41/2021/QĐ/PXU 11/03/2021 TS. Hồ Thị Hạnh Tiên
1/2 069/2021/QĐ/PXU 16/04/2021 TS. Hồ Thị Hạnh Tiên
1/3 118/2021/QĐ/PXU 30/06/2021 TS. Hồ Thị Hạnh Tiên
1/4 209/2021/QĐ/PXU 04/10/2021 TS. Hồ Thị Hạnh Tiên
1/5 152/2022/QĐ/PXU 04/10/2021 TS. Hồ Thị Hạnh Tiên
1/6 310/2025/QĐ/PXU 30/12/2025 TS. Nguyễn Hữu Chúc
  1. MỤC ĐÍCH – PHẠM VI ÁP DỤNG

Mục đích: Nhằm hướng dẫn các công việc trong hoạt động Công tác sinh viên tại tất cả các cơ sở đào tạo của Trường đại học PXU, đảm bảo công việc được thực hiện một cách đồng bộ, ổn định. 

Phạm vi áp dụng: Quy trình này áp dụng cho hoạt động công tác sinh viên cho sinh viên hệ đại học chính quy theo quy định của Trường đại học PXU.

TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Giải nghĩa Viết tắt Giải nghĩa
SV Sinh viên TD Tuyển dụng
BGH Ban giám hiệu DN Doanh nghiệp
PTH Phòng Tổng hợp CLB Câu lạc bộ
PĐT Phòng Đào tạo GDTC Giáo dục thể chất
PH Phụ huynh QLSV Quản lý sinh viên
HK Học kỳ BCS Ban cán sự
CTĐT Chương trình đào tạo RL Rèn luyện
CBDVSV Cán bộ dịch vụ sinh viên

LƯU ĐỒ

HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

Lập kế hoạch CTSV

STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
Lập và phê duyệt kế hoạch hoạt động CSSV, bao gồm các mảng:

– Dịch vụ cho sinh viên

– Công tác sinh viên, phụ huynh

– Job Placement

– Alumni

– Phát triển cá nhân PDP

– Truyền thông, đoàn hội và các hoạt động khác.

Chậm nhất 01 tuần sau khi kỳ học bắt đầu Phụ trách từng mảng hoạt động lập; 04.01-BM/CTSV/PXU
  1. Cập nhật thông tin sinh viên
STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Cập nhật vào hồ sơ sinh viên toàn trường  05 ngày khi sinh viên nhập học

Trong quá trình học (nếu có phát sinh)

Bộ phận CTSV 04.02a-BM/CTSV/PXU
  • Dịch vụ sinh viên

3.1. Dịch vụ Hành chính

STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Cung cấp thẻ sinh viên mới và làm lại thẻ sinh viên khi có yêu cầu. Trong vòng 01 tháng từ khi sinh viên yêu cầu BPCTSV (thực hiện)

CBDVSV (phối hợp)

04.03-BM/CTSV/PXU
Cấp mới ở buổi định hướng, làm lại khi có yêu cầu BPCTSV, CBDVSV  (thực hiện)

Khoa/ngành (phối hợp)

2 Cấp giấy xác nhận cho sinh viên khi có yêu cầu (Giấy xác nhận là sinh viên; Giấy xác nhận ưu đãi trong giáo dục) Trong vòng 03 ngày làm việc CBDVSV

Khoa

Ngành

04.03-BM/CTSV/PXU

04.04-BM/CTSV/PXU

04.05-BM/CTSV/PXU

3 Gia hạn visa cho sinh viên quốc tế (nếu có) Trước khi visa hết hạn và hoàn thành theo quy định Nhà nước CBDVSV 04.03-BM/CTSV/PXU

3.2. Dịch vụ khác

STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Tiếp nhận và làm thẻ bảo hiểm y tế: thu 6 tháng hoặc 1 năm 1 lần theo giá trị sử dụng thẻ (nộp trước 1/1 hoặc 1/7 hàng năm).

Đối với SV mới nhập học không có thẻ bảo hiểm y tế: thu tại thời điểm nhập học.   

Tháng 6

Tháng 12

Thời điểm Nhập học

Phòng Tổng hợp (thực hiện)

BPCTSV, Khoa/ngành (phối hợp)

2 Cung cấp và theo dõi tủ thuốc Kiểm kê hàng tháng Phòng tổng hợp 04.06-BM/CTSV/PXU
3 Tổ chức hoạt động y tế Hàng kỳ Phòng tổng hợp
4 Tổ chức thi bằng lái xe Đầu năm học BPCTSV (thực hiện)

Khoa/ngành (phối hợp)

5 Hỗ trợ nhà trọ, đăng ký tạm trú cho sinh viên quốc tế Đầu năm học CBDVSV (thực hiện), BPCTSV, Khoa/Ngành (phối hợp)
  1. Việc làm sinh viên
STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Lập kế hoạch công tác dịch vụ việc làm dành cho sinh viên, có thể bao gồm các thông tin:

  • Chương trình tiếp cận doanh nghiệp; số việc làm sẽ tiếp cận được
  • Số ứng viên là SV ứng tuyển; Số trúng tuyển….
Theo thực tế phát sinh, tối thiểu 2 tháng trước khi sinh viên tốt nghiệp Phòng Đào tạo

BGH phê duyệt

04.07-BM/CTSV/PXU
2 Liên hệ, quan hệ các đối tác, DN có nhu cầu tuyển dụng SV

Cập nhật thông tin nhà tuyển dụng vào Danh sách 

Theo thực tế phát sinh, tối thiểu 2 tháng trước khi sinh viên tốt nghiệp CBDVSV

Khoa

Ngành

04.08-BM/CTSV/PXU
3 Chuyển tải thông tin tuyển dụng lên website & Facebook, group của Trường 24h từ khi nhận được thông tin của Nhà tuyển dụng CBDVSV/ 

Ban truyền thông

4 Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển của sinh viên, lập danh sách chuyển cho Nhà tuyển dụng Theo thời gian của Nhà tuyển dụng CBDVSV

Khoa

Ngành

04.09-BM/CTSV/PXU
5 Làm việc với Nhà tuyển dụng về thời điểm phỏng vấn/ thi tuyển; nhận và báo kết quả trúng tuyển/không trúng tuyển từ phía nhà tuyển dụng và chuyển cho sinh viên 24h từ khi nhận được thông tin CBDVSV

Khoa

Ngành

6 Lập báo cáo công tác việc làm sinh viên Khoảng 12 tháng kể từ thời điểm sinh viên tốt nghiệp CBDVSV 04.10-BM/CTSV/PXU
  1. Khen thưởng- kỷ luật

Đánh giá Điểm rèn luyện để làm căn cứ khen thưởng /kỷ luật sinh viên

STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Đánh giá kết quả rèn luyện đối với SV (cấp lớp) + Kiểm tra
1.1 Sinh viên tự đánh giá kết quả rèn luyện cá nhân vào Phiếu đánh giá rèn luyện sinh viên Ngay sau buổi  thi môn cuối cùng của học kỳ SV 04.11-BM/CTSV/PXU
1.2 Căn cứ kết quả kiểm điểm cá nhân, Ban cán sự lớp rà soát,  tiến hành họp lớp xét điểm rèn luyện từng thành viên theo quy định

BCS tổng hợp kết quả rèn luyện của lớp, nộp về Khoa ký duyệt (kèm theo Biên bản họp lớp).

Lớp trưởng 04.12-BM/CTSV/PXU

04.13-BM/CTSV/PXU

1.3 Vào học kỳ cuối của mỗi năm học (HK Summer) Giảng viên CVHT tổng hợp điểm rèn luyện của cả năm học đó  7 ngày sau khi SV thi môn cuối cùng của học kỳ CVHT 04.31-BM/CTSV/PXU
2 Đánh giá kết quả điểm rèn luyện đối với HSSV (cấp khoa/ngành) + Kiểm tra
2.1 Trưởng các ngành tổng hợp kết quả rèn luyện các lớp, kiểm tra:

+ Nếu chính xác: Tiếp nhận và trình lãnh đạo Khoa ký xác nhận.

+ Nếu chưa chính xác: Hoàn trả hồ sơ về lớp, yêu cầu điều chỉnh chính xác và  nộp lại,

Các Khoa kiểm tra, ký xác nhận kết quả điểm rèn luyện của SV các lớp.

– Ở học kỳ cuối của mỗi năm học (HK Summer) các khoa/ngành tổng hợp ĐRL của cả năm học đó.

10 ngày sau khi SV thi môn cuối cùng của học kỳ Trưởng Khoa/Ngành 04.12-BM/CTSV/PXU

04.13-BM/CTSV/PXU

04.30-BM/CTSV/PXU

04.31-BM/CTSV/PXU2.2Nộp kết quả rèn luyện của SV của khoa về Phòng Đào tạoPhòng Đào tạo

04.13-BM/CTSV/PXU

04.30-BM/CTSV/PXU

3Đánh giá kết quả điểm rèn luyện đối với HSSV (cấp Trường)3.1

Cán bộ QLSV của Phòng Đào tạo tiếp nhận Bảng tổng hợp điểm rèn luyện của các lớp (theo từng Khoa).

Tiến hành kiểm tra, rà soát kết quả điểm rèn luyện của SV. Căn cứ các văn bản tuyên dương khen thưởng, xử lý vi phạm của Nhà trường đối với SV để kiểm tra điểm cộng, điểm trừ của SV mà các lớp đã đánh giá.

+ Nếu kết quả chính xác: Tiếp nhận, nhập và lưu trữ, tổng hợp và trình Hội đồng xét rèn luyện sinh viên.

+ Nếu kết quả chưa chính xác: Hoàn trả hồ sơ về khoa, yêu cầu điều chỉnh chính xác và nộp lại.

Sau 2 tuần kể từ ngày các Khoa nộp kết quả rèn luyệnPhòng Đào tạo04.14-BM/CTSV/PXU4Nhập và lưu trữ kết quả rèn luyện
Phòng đào tạo nhập kết quả rèn luyện vào máy tính: 01 cán bộ nhập, 01 cán bộ đọc dữ liệu nhập và kiểm tra chéo.

 

Lưu trữ kết quả trên máy tính và bằng văn bản cứng (có dấu đỏ).

– Sau 5 ngày kể từ khi có kết quả kiểm tra, rà soát điểm chính xác

– Cuối mỗi học kỳ

Phòng đào tạo04.13-BM/CTSV/PXU 

 

  1. Câu lạc bộ
STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
Bước 1 Giới thiệu CLB đến các sinh viên 
1 Liên hệ các CLB về kế hoạch giới thiệu thông tin CLB đến SV : thời gian, địa điểm, thời khóa biểu, lợi ích, đối tượng tham gia”  Trước khi sinh viên nhập học 2 tuấn CBDVSV/ CLB/

Ban truyền thông

Thông báo đến CLB
2 Tổ chức buổi giới thiệu các CLB và SV Tại thời điểm sinh viên nhập học CBDVSV/ CLB/

Ban truyền thông

Kế hoạch tổ chức buổi giới thiệu CLB

Các brochure của CLB

Bước 2 SV đăng ký tham gia CLB
1 Nhận thông tin đăng ký tham gia CLB từ SV 2 tuần trước khi triển khai hoạt động CLB CLB/

Ban truyền thông

Thông báo nhận đăng ký tham gia các CLB
2 CLB tổng hợp danh sách SV đăng ký Phòng đào tạo theo dõi 1 tuần trước khi triển khai hoạt động CLB CLB/

Phòng Đào tạo

Danh sách đăng ký của SV
Bước 3 Phối hợp với CLB quản lý SV tham gia CLB

– Đối với CLB học thuật: gửi mẫu bảng điểm danh, bảng điểm quá trình, bảng điểm thi cuối kỳ cho CLB

+ Lập Thời khóa biểu các hoạt động CLB và thông báo đến SV

Đối với CLB sinh hoạt sinh viên: Gửi mẫu danh sách điểm danh, theo dõi quá trình tham gia

3 ngày trước khi triển khai hoạt động CLB BPCTSV (thực hiện)

CBDVSV,  ĐTN&HSV, Khoa/ngành (phối hợp)

03-QT/ĐT/PXU
Bước 4 Tổng hợp, đánh giá kết quả SV tham gia CLB
1 + Đối với các CLB chuyên môn (Karatedo, Teakwondo): Gửi bảng điểm đánh giá quá trình, bảng điểm thi cuối kỳ, chốt danh sách sinh viên đạt 

+ Đối với CLB sinh hoạt sinh viên: Gửi danh sách sinh viên tham gia CLB, bảng theo dõi quá trình để căn cứ xét kết quả đánh giá rèn luyện.

+ Đối với các CLB học thuật: 3 ngày sau khi kết thúc quá trình đào tạo

+ Đối với CLB sinh hoạt sinh viên: 1 tuần trước khi kết thúc môn thi cuối cùng của học kỳ

CBDVSV lập; BGH Phê duyệt03-QT/ĐT/PXU2Đối với các CLB học thuật: Trường hợp SV không đạt, cần đăng ký tham gia lại CLBTrong vòng 1 tuần đầu tiên của học kỳ mới03-QT/ĐT/PXU

 

  1. Công tác phụ huynh
STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Lập Danh sách thông tin về Phụ huynh các lớp
Căn cứ vào Thông tin của Hồ sơ SV khi nhập học, bộ phận QLSV (thuộc PĐT) lập Danh sách các thông tin liên hệ với phụ huynh, gia đình của SV để sử dụng trong các trường hợp cần liên hệ. Khi SV nhập học

Cập nhật nếu có điều chỉnh trong quá trình học

CBDVSV

Khoa

Ngành

04.02a-BM/CTSV/PXU
2 Gửi thông tin về học phí của từng học kỳ
Đầu mỗi học kỳ, Phòng Tổng hợp làm thông báo về học phí (Debit note) và các thay đổi về chế độ học phí (nếu có) của từng SV và gửi về cho  gia đình SV bằng EMS hoặc email (nếu có)  1 tháng trước khi bắt đầu HK Phòng tổng hợp (thực hiện)

BPCTSV

(phối hợp)

10.09-BM/TC/PXU 
3 Liên hệ báo cáo tình hình của các SV vắng học nhiều
– Trong quá trình học, nếu SV có biểu hiện vắng nhiều, vắng liên tục không lý do, bộ phận BPCTSV phải theo dõi và thông báo kịp thời với PH, gia đình của SV nhằm báo cáo tình hình, tìm hiểu lý do và nhờ sự giúp đỡ của phía PH, gia đình SV.

– Hình thức liên hệ: gọi điện thoại trực tiếp, gửi email.

Trong quá trình học BPCTSV (thực hiện)

CBDVSV, Khoa/ngành (phối hợp)

4 Gửi Bảng điểm tổng kết từng HK
PĐT sẽ lập Bảng điểm tổng kết HK cho từng SV và gửi về cho PH, gia đình SV nhằm thông báo tình hình và kết quả học tập. Qua đó tận dụng được sự hỗ trợ của gia đình trong công tác quản lý SV của Trường. Trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm kết thúc học kỳ trước BPCTSV (thực hiện)

CBDVSV

(phối hợp)

03-QT/ĐT/PXU
5 Báo cáo công tác phụ huynh
Cuối mỗi kỳ, BPDVSV lập báo cáo trình BGH về những công tác triển khai trong kỳ và kế hoạch cho học kỳ sau.(lồng ghép trong báo cáo chăm sóc sinh viên hàng năm) CBDVSV
  1. Công tác cựu học viên

Tiến hành công tác khảo sát thu thập ý kiến của cựu học viên theo Hướng dẫn khảo sát ý kiến khách hàng 08.02-HD/ĐB/PXU

  1. Công tác Đảng, Đoàn, Hội
STT Công việc Thời gian hoàn thành Người thực hiện Biểu mẫu/Tài liệu tham chiếu
1 Xây dựng tổ chức Đảng, Đoàn, Hội sinh viên trong nhà trường CB được phân công bởi BGH
2 Phối hợp với các tổ chức chính trị xã hội theo địa bàn quản lý để tổ chức các hoạt động  liên quan và huy động nhân lực trong Nhà trường tham gia Khi có sự kiện CB được phân công bởi BGH
3 Tổ chức các hoạt động do tổ chức Đoàn- Hội  Theo hoạt động CB được phân công bởi CB được phân công bởi BGH BGH
4 Báo cáo kết quả hoạt động Theo định kỳ
  1. HỒ SƠ
STT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Người lập Hình thức lưu Thời gian lưu Mức độ quan trọng
1 Kế hoạch chăm sóc sinh viên 04.01-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
2 Phiếu thông tin sinh viên 04.02-BM/CTSV/PXU SV/ Tư vấn viên H 5 năm sau khi SV TN TB
3 Thông tin sinh viên toàn trường 04.02a-BM/CTSV/PXU CB DVSV S 5 năm sau khi SV TN TB
4 Sổ theo dõi dịch vụ hành chính sinh viên 04.03-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
5 Giấy xác nhận sinh viên 04.04-BM/CTSV/PXU Sinh viên H Không lưu TB
6 Giấy xác nhận ưu đãi trong giáo dục 04.05-BM/CTSV/PXU Sinh viên H Không lưu TB
7 Biên bản kiểm kê thuốc 04.06-BM/CTSV/PXU CB Y tế H 03 năm TB
8 Kế hoạch việc làm sinh viên 04.07-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 03 năm TB
9 Danh sách nhà tuyển dụng 04.08-BM/CTSV/PXU CB DVSV S Vĩnh viễn TB
10 Danh sách SV ứng tuyển 04.09-BM/CTSV/PXU CB DVSV

Khoa/Ngành

H/S 5 năm sau khi SV TN TB
11 Báo cáo công tác việc làm sinh viên 04.10-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
12 Phiếu đánh giá rèn luyện sinh viên 04.11-BM/CTSV/PXU Sinh viên lập

Khoa/Ngành lưu

H/S 5 năm sau khi SV TN TB
13 Biên bản họp lớp  04.12-BM/CTSV/PXU Lớp trưởng lập

Khoa/Ngành lưu

H/S 5 năm sau khi SV TN TB
14 Tổng hợp kết quả đánh giá ĐRL sinh viên lớp 04.13-BM/CTSV/PXU Lớp trưởng lập

Khoa/Ngành lưu

Phòng Đào tạo

H/S 5 năm sau khi SV TN TB
15 Tổng hợp kết quả đánh giá ĐRL sinh viên toàn trường 04.14-BM/CTSV/PXU CB Đào tạo H/S 5 năm sau khi SV TN TB
16 Hướng dẫn khảo sát ý kiến khách hàng 08.02-HD/ĐB/PXU Phòng TT-KT&ĐBCL H/S 5 năm sau khi SV TN TB
17 Đơn xin miễn giảm học phần GDTC 04.15-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
18 Đơn xin miễn giảm/ miễn học học phần Ngoại ngữ không chuyên 04.16-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
19 Đơn xin cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp 04.17-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
20 Bản cam kết 04.18-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
21 Đơn chuyển trường 04.19-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
22 Đơn xin chuyển CLB (GDTC) 04.20-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
23 Đơn xin chuyển lớp 04.21-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
24 Đơn xin rút học phí 04.22-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
25 Đơn xin làm lại thẻ sinh viên 04.23-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
26 Giấy xác nhận sinh viên vay vốn ngân hàng 04.24-BM/CTSV/PXU CB DVSV Theo dõi trong sổ theo dõi dịch vụ hành chính 5 năm sau khi SV TN TB
27 Đơn xin gia hạn học phí 04.25-BM/CTSV/PXU Phòng Kế toán H/S 5 năm sau khi SV TN TB
28 Đơn xin chuyển ngành học 04.26-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
29 Đơn xin cấp bảng điểm 04.27-BM/CTSV/PXU CB Đào tạo H/S 5 năm sau khi SV TN TB
30 Trích ngang lý lịch sinh viên 04.28-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
31 Đơn xin rút hồ sơ 04.29-BM/CTSV/PXU CB DVSV H/S 5 năm sau khi SV TN TB
32 Tổng hợp ĐRL cấp Khoa 04.30-BM/CTSV/PXU Khoa

Phòng Đào tạo

H/S 5 năm sau khi SV TN TB
33 Bảng điểm tổng hợp kết quả rèn luyện sinh viên cả năm 04.31-BM/CTSV/PXU Khoa

Phòng Đào tạo

H/S 5 năm sau khi SV TN TB